Er du i bestyrelsen i din forening, og er I begyndt at tænke på, hvordan I får skruet en god generalforsamling sammen? Mange steder er det nemlig snart tid til den årlige begivenhed. Silas Hecht, advokat i Vivolex Advokatfirma og erfaren dirigent, giver her tips til, hvordan I opnår en succesfuld generalforsamling.
Udfordringerne er velkendte. De tomme stole fylder for meget i lokalet, og diskussionerne rundt om bordet kan blive lidt overophedede. Så hvordan sørger man for en god, ikke alt for lang, debat, hvor alle har lyst til at være med?
Det er ikke en let opgave, men forberedelse er det halve arbejde ifølge Silas Hecht: ”Den gode generalforsamling er kendetegnet ved at være godt forberedt.” Han taler af både bitter og sød erfaring som dirigent på mere end 80 generalforsamlinger.
1: Vær godt forberedt på forslag
Det er vigtigt, at både dirigent og bestyrelse har godt styr på forslag til generalforsamlingen. Det handler både om at kende indholdet og være opmærksom på, hvem der protesterer, og hvad de vil sige. I bestyrelsen er medlemmerne og uenighederne ofte velkendte. Når forslaget præsenteres på generalforsamlingen, så vær grundig, og læg modargumenterne på bordet, så I imødekommer eventuel kritik. Husk også at tænke i mulige ændringsforslag, så I undgår overraskelser og lange diskussioner af, hvad der er hhv. forslag og ændringsforslag.
2: Undgå fodboldkampe og maratonmøde
Silas’ andet råd er at planlægge generalforsamlingen udenom store begivenheder såsom fodboldkampe eller koncerter. Generalforsamlinger på dårlige tidspunkter kan resultere i mindre fremmøde eller deltagere, der er distraherede og utålmodige.
Derudover så anbefaler Silas, at programmet for generalforsamlingen ikke tager mere end et par timer. Et kortere program kan motivere flere medlemmer til at deltage. En fordel ved at sætte et officielt sluttidspunkt er også, at det er nemmere for dirigenten at styre dagsordenen og sikre fremskridt på mødet. Diskussioner kan blive lange, og med en bagkant på mødet har dirigenten en god grund til løbende at lukke ned for debatter og fortsætte programmet.
– Silas Hecht”Giv folk ordet, fortæl dem, at de skal gøre det kort, og tag ordet igen, hvis de kommer for langt ud ad en tangent.”
3: Forklar, hvad der skal ske, og hav stram styring
Silas mener, at man kan imødekomme udfordringer på generalforsamlinger ved at lave en tidsplan og tydeliggøre rammerne for mødet i begyndelsen: ”Når man starter, så fortæller man, hvad dagsordenen og tidsplanen er. Man fortæller gerne, hvordan og hvor længe de forskellige spørgsmål vil blive behandlet, hvem der skal sige noget, og hvor lang tid folk har ordet.” Det gør nemlig mødet nemmere at styre, når man har en plan, som alle er indforstået med. Under mødet er det også afgørende, at dirigenten tager styringen og bestemmer, hvem der skal sige noget og hvornår. ”Giv folk ordet, fortæl dem, at de skal gøre det kort, og tag ordet igen, hvis de kommer for langt ud ad en tangent”, siger Silas.
Han mener også, at det kan være en hjælp at præsentere regler for god opførsel på generalforsamlingen. Det kan være, at man f.eks. ikke afbryder hinanden, og at man fatter sig i korthed og holder sig til emnet, når man får ordet.
4: ’Eventuelt’ som et punkt udenfor det officielle program
Selvom man forbereder sig godt og er tydelig med rammerne, kan det være svært at styre diskussionerne. Her kan det være en løsning med et punkt på dagsordenen, der hedder ’eventuelt’. Punktet skal udenfor det officielle program, og det kan bruges som parkeringsplads for diskussioner undervejs i mødet. ”Hvis en debat bliver for lang, og man f.eks. vil videre til en afstemning, så kan man henvise til punktet og sige, at folk kan snakke videre om det under ‘eventuelt’. På den måde kan dem, der vil, blive hængende bagefter og diskutere videre”, siger Silas.
– Silas Hecht”Når et valg er gennemført, går man under ingen omstændinger tilbage. Så ender debatten aldrig.”
5: Gå aldrig tilbage efter et gennemført valg
Efter et valg kan der potentielt brede sig utilfredshed, og nogle medlemmer vil måske forsøge at ændre udfaldet. Her har Silas en klar anbefaling: ”Når et valg er gennemført, går man under ingen omstændinger tilbage. Så ender debatten aldrig.”
Det er afgørende at holde fast i formalia og komme videre i programmet. Igen, tag styringen – hvis alt er til revurdering, kan mødet blive meget langt.
