online, teams, computer, webinar, online møde

Digital ordinær generalforsamling

Af Iben Sandra Svensson – Kommunikationsansvarlig |

Hvordan afholder I en digital ordinær generalforsamling og hvad kræver det?
Tiden for den ordinære generalforsamling er over os, men corona begrænser os i at mødes i store grupper. I denne artikel giver vi jer en gennemgang af, hvilke skridt I skal have fokus på, hvis I vil afholde generalforsamlingen digitalt.

Hvad siger vedtægterne?

Vores 400 haveforeninger har alle forskellige vedtægter. Nogle har detaljeret beskrevet i deres forretningsorden, hvordan generalforsamlingen skal forløbe. Andre haveforeninger har måske kun overordnet beskrevet generalforsamlingen. Det er ufattelig vigtigt at nærlæse vedtægterne og have HELT styr på, hvad der står, så I lever op til dem.

Hvis det står i jeres vedtægter:
Hvis I på en tidligere generalforsamling har vedtaget, at I kan afholde den ordinære generalforsamling digitalt og det står i jeres vedtægter, kan I springe frem til næste afsnit.   

Hvis det ikke står i jeres vedtægter:
I kan godt afholde en ordinær generalforsamling digitalt, selvom muligheden ikke fremgår af jeres vedtægter. Det kræver dog, at alle medlemmer giver tilsagn til dette på forhånd. Og det er ALLE medlemmerne uden undtagelse, som skal give tilsagn. Generalforsamlingen er foreningens øverste ledelsesorgan, og da det er medlemmerne, der udgør generalforsamlingen, er den derfor for alle. Er der bare en eller to, der takker nej, er det ikke lovligt at gennemføre generalforsamlingen digitalt, og så kan den efterfølgende blive kendt ugyldig (medmindre det er en nødsituation, se afsnittet længere nede).

Som bestyrelse skal I altså spørge alle medlemmer, og I skal kunne dokumentere, at alle har svaret.

Hvordan sikrer I de ikke-digitale medlemmer?

Hvis en del af medlemmerne ønsker at gennemføre generalforsamlingen digitalt, men en anden del ikke ønsker det, har I visse muligheder.

I kan blande det analog og digitale møde. Det kræver naturligvis, at alle er med på den. I skal dog være opmærksomme på, at de ikke-digitale medlemmer mister muligheden for dialog og for at stille ændringsforslag, så forslag med store konsekvenser for medlemmerne bør ikke gennemføres digitalt, hvis ikke alle er med.

Hvis det er ok med de ikke-digitale medlemmer, at I afholder en digital generalforsamling (og de ikke kan deltage ved at sidde sammen med nogen, der er digitale), anbefaler vi, at I udsender dagsordenen i god tid, inden generalforsamlingen. Dagsorden skal have en detaljeret beskrivelse af emnerne. De ikke-digitale medlemmer har dermed mulighed for at gennemlæse dagsordenen og afgive fuldmagt til en nabo, der deltager i mødet (hvis vedtægterne tillader fuldmagt). Alternativt kan de ikke-digitale medlemmer aflevere deres stemme til bestyrelsen. Stemmeafgivelsen fra de ikke-digitale medlemmer kan derefter medtages på den digitale generalforsamling. På den måde sikrer I, at alle medlemmers stemme bliver hørt.

Igen er det vigtigt at pointere, at I ikke skal gennemføre forslag med konsekvenser for medlemmerne, hvis der er medlemmer, der ikke kan deltage i processen.

Sådan forløber mødet bedst

For at den digitale generalforsamling kan forløbe bedst muligt, er det vigtigt at have gjort sig nogle tanker om, hvordan det skal spænde af. Hvordan skal man f.eks. markere at man ønsker ordet? Hvornår man må tage ordet osv.

Det er også en god idé at være opmærksom på, om medlemmerne er vant til digitale møder, eller om det er helt nyt for dem. Vi anbefaler, at I afsætter tid inden mødet til at hjælpe deltagerne ind i mødelokalet, få testet lyd osv. I kan evt. skrive i indkaldelsen, at de skal logge ind 30 min. før selve mødet går i gang, så I kan sikre, at alt er klar til mødestart. På den måde kan I også snakke med alle om, hvordan de tænder/slukker for kameraet, tænder/slukker deres mikrofon, beder om ordet osv. 

Derudover anbefaler vi, at I opstiller nogle retningslinjer for mødet, som både bliver sendt ud med dagsorden, og som evt. også bliver læst op for medlemmerne inden mødets start. Ellers kan mødet let drukne i mikrofoner, der opfanger baggrundsstøj og småsnak samt usikkerhed om, hvornår man må tale.

Til den digitale generalforsamling er det vigtigt, at der bliver udpeget en dirigent, som kan styre mødet. Dirigentens rolle er den samme som på fysiske generalforsamlinger. Vi har udarbejdet en vejledning for dirigenter, som I kan læse her. Det kan være en gode idé, at dirigenten kigger den igennem for at være helt opdateret inden generalforsamlingen.

Retningslinjerne for mødet kunne se sådan ud:

  1. Alle deltageres mikrofoner skal være mutede (slukkede) under mødet, indtil ordet er deres. Det er kun den, der taler, hvis mikrofon skal være tændt.
  2. Dirigenten har, som udgangspunkt, ordet og kan give ordet til medlemmerne efter rækkefølge. Vi anbefaler, at I forinden mødet har udpeget en eller flere personer, der kan hjælpe dirigenten med at holde styr på rækkefølgen af talere.
  3. Det er ikke tilladt at snakke i munden på hinanden, og dirigenten kan træffe beslutning om at ”mute” (slukke for mikrofonen hos) de deltagere, der evt. ikke kan være stille eller decideret ekskludere et medlem fra mødet, hvis ikke medlemmet overholder disse retningslinjer.
  4. Dirigenten giver ordet til den, der skal fremlægge punktet på dagsordenen. Dirigenten spørger herefter, om der er nogen, der har opklarende spørgsmål og lægger derefter op til debat (med rækkefølge).
  5. Det er vores erfaring, at den bedste måde at signalere, at man ønsker ordet, er at skrive ”ord” i chatten i Teams. På den måde forstyrrer man ikke den, der taler og samtidig bliver rækkefølgen synlig for dirigenten, der løbende kan notere medlemmernes navne.
  6. Når generalforsamlingen har debatteret emnet, kan man stemme om forslaget via Microsoft Teams (Link til video-guide). I tilfælde af, at nogle af medlemmer ikke kan deltage online, kan de stemme inden mødet pr. brev, som her vil blive talt med i afstemningen. (Link til tidligere i denne vejledning).
  7. I tilfælde af, at der kommer ændringsforslag, kan dirigenten i Microsoft Teams tilføje de nye ændringsforslag, som medlemmerne derefter så kan stemme om. Vær OBS på, om der er ikke-digitale medlemmer, som mister muligheden for at deltage i processen. Læs ovenstående afsnit om, hvordan I sikrer de ikke digitale medlemmer (Link til video-guide).
  8. Når generalforsamlingen har stemt om forslaget, noterer dirigenten afstemningen, som dirigenten ville gøre på en digital generalforsamling. 

Mødeplatform – hvilken skal vi vælge?

Vi har tidligere haft et samarbejde med Assembly Voting, der har leveret et program, som I kunne bruge til den digitale generalforsamling. Kontrakten med Assembly Voting udløb i februar 2021, og derfor har vi prøvet at finde et andet, gratis/billigt program.

Vi har valgt at anbefale Microsoft Teams’ abonnement kaldet ”Microsoft 365 business basic”, fordi det dækker de fleste af vores foreningers behov for kun 31,50 kr./måneden (med et års binding). Det er kun nødvendigt at oprette én enkelt profil for bestyrelsen på Teams, og for de 378 kr. for et år, kan man:

  • Deltage op til 300 personer på generalforsamlingen
  • Lave anonyme afstemninger under generalforsamlingen
  • Overholde GDPR

Denne løsning er god for små til medium-store haveforeninger på maks. 300 medlemmer.

Hvis Teams ikke er for jer, findes der en del gratis mødeplatforme, som opfylder behovet for digitalt at være i samme rum. I kender sikkert allerede: Skype, Zoom, og Google Meet, men så vidt vi ved, kan ingen gratisversioner gennemføre anonyme afstemninger m.v. medmindre man tilkøber dette. Når I vælger jeres platform, er det derfor vigtigt, at I gør jer tanker om, hvorvidt platformen dækker jeres behov. Er det f.eks. tilstrækkeligt at stemme via håndsrækning eller er I så store, at det kræver et afstemningsmodul, hvor afstemningen er anonym?

Når I har besluttet jer for en mødeplatform og skal til at forberede generalforsamlingen, kan vi kun anbefale jer at teste så meget som overhovedet muligt forinden.

Vigtigst af alt: test!

Vi kender nok alle til, at det digitale driller, når det endelig gælder. Enten er det en mikrofon, der ikke virker eller også billede eller lyd. Vi kan kun anbefale på det kraftigste, at I tester, tester og tester dagene på til, at I afholder generalforsamlingen. Det er vigtigt, at I er fortrolige med den mødeplatform, I bruger, så I ved, hvordan I laver afstemninger, viser slides (hvis der er behov for det), ordner lyden m.v. På den måde ved I også, om der er noget af jeres udstyr, der ikke fungerer som det skal. 

Om digitale nød-generalforsamlinger

Hvis det ikke fremgår af jeres vedtægter, at generalforsamlingen må afholdes digitalt, så må foreningen som udgangspunkt ikke afholde en digital nød-generalforsamling uden, at I står i en nødsituation.

Forskellen på digital generalforsamling og digital nødgeneralforsamling er følgende:

  • En digital generalforsamling kan afholdes, hvis alle medlemmer er enige om det eller hvis det står i vedtægterne.
  • En digital nødgeneralforsamling kan afholdes efter beslutning fra bestyrelsen og der er tale om en decideret nødsituation.

Hvornår er der tale om en nødsituation?

Det er som udgangspunkt op til bestyrelsen af vurdere, om der er tale om en nødsituation, som begrunder en digital nød-generalforsamling. Der er ikke nogen regel, der fastsætter, hvornår der er tale om en nødsituation, og derfor er det en subjektiv vurdering. Vi har dog vurderet, at der kan være tale om en nødsituation, hvis f.eks.:

  • Hele bestyrelsen er gået af
  • Foreningen mangler en kasserer og skal betale regninger
  • Foreningen skal optage lån, der ikke kan vente
  • Foreningen skal træffe andre nødvendige beslutninger for at forhindre retssager og inkasso m.v.

Hvis bestyrelsen mener, at der er tale om en nødsituation, kan bestyrelsen vælge at afholde en digital nød-generalforsamling.

Hvis foreningen mener, at der foreligger en nødsituation, som kan begrunde en digital nød-generalforsamling, har vi vurderet, at bestyrelsen også kan medtage ikke-presserende emner på generalforsamling. Vores vurdering er begrundet i, at foreningen allerede afholder en digital generalforsamling, og derfor kan andre emner lige så godt medtages.

Hvis der er uenighed om ”nødsituationen”

Hvis medlemmerne er uenige med bestyrelsen om, at der skal afholdes en digital nød-generalforsamling, har medlemmerne mulighed for at afsætte bestyrelsen ved et mistillidsvotum. Man skal derfor, som bestyrelse, være klar over, at man står på mål for de beslutninger, man træffer vedrørende den digitale nød-generalforsamling.

Medlemmerne kan også anfægte den digitale nød-generalforsamling til domstolene og få underkendt generalforsamlingens gyldighed og de beslutninger, der er blevet truffet på mødet.

Vi anbefaler derfor, at bestyrelsen nøje overvejer beslutningen om at afholde en digital nød-generalforsamling og i den forbindelse, hvorvidt andre ikke-presserende emner også skal medtages på den digitale nød-generalforsamling.

Afsnit på denne side

OBS

Som udgangspunkt skal generalforsamlingerne i haveforeningerne være fysiske. Hvis det ikke kan lade sig gøre, kan I afholde generalforsamlingen digitalt, hvis I har vedtaget, at det er en mulighed eller hvis der er tale om en nødsituation. Læs mere om nødsituationer i de sidste afsnit.

Andre nyheder
Til toppen